KISS your reader! Poznaj 12 zasad dobrego emaila po angielsku

Co kryje się pod akronimem KISS?

Oto dwie wersje rozwinięcia akronimu KISS:

• Keep It Simple, Stupid!
• Keep It Short and Simple!

Pierwsza wersja – pierwotna, którą można przetłumaczyć jako „Nie komplikuj, głupku”, użyta po raz pierwszy w marynarce wojennej w latach 60. XX wieku. Inżynierowie, zajmujący się projektowaniem samolotów, mieli tak je konstruować, żeby w razie ich awarii zwykły mechanik był je w stanie naprawić w warunkach polowych, używając prostych narzędzi.

Druga wersja jest natomiast bardziej współczesna. W każdym razie, zasada KISS jest obecnie stosowana w wielu branżach, np. programowaniu czy biznesie.

KISS a pisanie biznesowego lub prywatnego emaila po angielsku

Przejdźmy teraz do sedna – powinniśmy pisać krótko, prosto i na temat. Zapewne już o tym słyszałeś, ale wiesz, że nie jest to łatwe, zwłaszcza jeśli masz do przekazania wiele informacji.

12 podstawowych zasad, które pomogą Ci w napisaniu dobrego emaila po angielsku

• Postaraj się, aby jedno zdanie nie przekraczało 20 słów.
• Zdania wielokrotnie złożone zamień na 2-3 zdania pojedyncze.
• Zachowuj strukturę: S+V+O (subject+verb+object) np. I’ve done it!
• Unikaj form bezosobowych, np. one, everyone. Używaj formy “you”.
• Jeśli częścią Twojej wiadomości jest załącznik lub link, nie opisuj dokładnie, co on zawiera.
• Dostosuj stopień formalności do odbiorcy, np. w komunikacji biznesowej staraj się utrzymać styl półformalny (“Could you be so kind and help me with…”).
• Strona bierna – stosuj ją wtedy, kiedy jest to konieczne, czyli np. wtedy kiedy nie ma znaczenia to, kto jest wykonawcą czynności, np. „The negotiations have been closed successfully.”
• Używaj czasowników, a nie rzeczowników odczasownikowych, czyli:
  TAK: 'We prepared…’
  NIE: „The preparation was undertaken by us…”
• Jeśli masz do przekazania wiele informacji, zastosuj nagłówki i listę punktowaną dla kluczowych kwestii.
• Email rozpocznij od najważniejszej kwestii, zakończ go natomiast wezwaniem do działania.
• Visuals. Odbiór Twojego maila będzie łatwiejszy, jeśli zamieścisz graf, wykres, tabelę.
• Na końcu – popatrz na swojego maila oczami odbiory, czy Twój email jest łatwy do przyswojenia?

I jak, było “short and simple”?

Czy wiesz już jak napisać dobrego emaila po angielsku, odnosząc się do podanych przez nas 12 zasad? O często popełnianych błędach w pisaniu emaili biznesowych pisaliśmy również w artykule na temat sztuki rozmowy biznesowej po angielsku.

Questions? Zapytaj w formularzu!

#EnglishForIT&Tech #BusinessEnglish

Co dalej?

W CoAction uważamy, że nauka angielskiego pod kątem zawodowym powinna być zaprojektowana wokół bardzo konkretnych celów. Muszą one wynikać z jasno zdefiniowanych przykładów użycia języka w danej roli oraz poziomu „poczucia” się dobrze w komunikacji po angielsku. Ma to dla Ciebie sens? Jeśli tak, to…

…skontaktuj się z nami!