KISS your reader - czyli dwanaście zasad dobrego maila

Przemysław Fidzina
Przemysław Fidzina

Dyrektor Zarządzający

Pewnie zastanawiasz się, co wspólnego ma całowanie z pisaniem maili? Otóż... bardzo wiele! Sam się przekonaj :)

Co kryje się pod akronimem KISS?

Oto dwie wersje rozwinięcia akronimu KISS:
- Keep It Short, Stupid
- Keep It Short and Simple
Pierwsza wersja - pierwotna, którą można przetłumaczyć jako „Nie komplikuj, głupku”, użyta po raz pierwszy w marynarce wojennej w latach 60. XX wieku. Inżynierowie, zajmujący się  projektowaniem samolotów, mieli tak je konstruować, żeby w razie ich awarii zwykły mechanik był je w stanie naprawić w warunkach polowych, używając prostych narzędzi.
Druga wersja jest natomiast bardziej współczesna. W każdym razie, zasada KISS jest obecnie stosowana w wielu branżach, np. programowaniu czy biznesie.

KISS a pisanie maili (biznesowych i prywatnych)

Przejdźmy teraz do sedna - powinniśmy pisać krótko, prosto i na temat. Zapewne już o tym słyszałeś, ale wiesz, że nie jest to łatwe, zwłaszcza, jeśli mamy do przekazania wiele informacji.


Mam dla Ciebie 12 podstawowych zasad, które pomogą Ci w pisaniu dobrych maili:

1. Postaraj się, aby jedno zdanie nie przekraczało 20 słów.
2. Zdania wielokrotnie złożone zamień na 2-3 zdania pojedyncze.
3. Zachowuj strukturę: S+V+O (subject+verb+object) np. I’ve done it!
4. Unikaj form bezosobowych, np. one, everyone. Używaj formy “you”.
5. Jeśli częścią Twojej wiadomości jest załącznik lub link, nie opisuj dokładnie, co on zawiera.
6. Dostosuj stopień formalności do odbiorcy, np. w komunikacji biznesowej staraj się utrzymać styl półformalny (“Could you be so kind and help me with...”).
7. Strona bierna - stosuj ją wtedy, kiedy jest to konieczne, czyli np. wtedy kiedy nie ma znaczenia to, kto jest wykonawcą czynności, np. „The negotiations have been closed successfully.”
8. Używaj czasowników, a nie rzeczowników odczasownikowych, czyli:
TAK: 'We prepared...'
NIE: „The preparation was undertaken by us...”
9. Jeśli masz do przekazania wiele informacji, zastosuj nagłówki i listę punktowaną dla kluczowych kwestii.
10.  Email rozpocznij od najważniejszej kwestii, zakończ go natomiast wezwaniem do działania.
11. Visuals. Odbiór Twojego maila będzie łatwiejszy, jeśli zamieścisz graf, wykres, tabelę.
12. Na końcu - popatrz na swojego maila oczami odbiory, czy Twój email jest łatwy do przyswojenia?

I jak, było “short and simple”? :)

Questions? :) Zapytaj mnie w formularzu tutaj. Przy okazji dowiesz się trochę więcej o mnie. ;) 

Potrzebujesz więcej informacji o naszych szkoleniach?